Pengurusan Maklumat

Pengurusan Maklumat

Disediakan oleh: Chris Ting Yao

Definisi maklumat ialah data, bahan dan pengetahuan iaitu maklumat tersebut mestilah relevan, boleh dipercayai, dapat difahami, lengkap ,tepat pada masanya dan membantu mengurangkan ketidakpastian. Maklumat dapat dibahagikan kepada dua jenis, iaitu maklumat dalam bentuk hard copy dan soft copy. Contohnya, maklumat berbentuk hard copy adalah bahan bercetak seperti jurnal, surat khabar dan kamus manakala maklumat berbentuk soft copy adalah bahan yang didapati secara online seperti e-book dan e-jurnal. Tambahan pula, maklumat juga dapat diperoleh secara formal dan tidak berformal. Maklumat formal iaitu sebarang maklumat yang dihasilkan secara rasmi seperti laporan manakala maklumat tidak berformal adalah sebarang maklumat yang dihasilkan secara tidak rasmi seperti maklumat dalam facebook.

Pengurusan maklumat boleh didefinisikan sebagai proses mengenal pasti, klasifikasi, pemeliharaan dan pemansuhan sesuatu maklumat. Objektif pengurusan maklumat ialah merancang strategi untuk mendapatkan pengetahuan dan kemahiran, meneroka isu atau masalah yang memerlukan penyelesaian masalah serta mengumpul dan mengurus maklumat secara kendiri. Kepentingannya adalah membantu individu merancang strategi supaya meningkat kerjaya dan menguasai pelbagai kemahiran. Dalam aspek organisasi, kemahiran ini juga dapat membantu dalam memperbaiki keberkesanan dan kecekapan, memperbaiki kedudukan pasaran, memperbaiki komunikasi dan meningkatkan sinergi antara pekerja serta membolehkan pembelajaran menjadi lebih berkesan dan cekap.

Pengurusan maklumat dalam konteks pembangunan diri merentas pelbagai dimensi yang bermula dengan dimensi diri, keluarga dan masyarakat. Pelajar yang dapat menguruskan maklumat dengan efisien adalah mereka yang telah didedahkan dengan pemikiran tentang maklumat dan penyaringan maklumat yang benar sehingga mampu dihayati menjadi ilmu berguna untuk diri. Oleh itu, maklumat yang diperoleh perlu diurus secara sistematik agar maklumat berkenaan mudah dicapai.

Pengurusan maklumat juga berkait langsung dengan pengurusan pengetahuan. Pengurusan pengetahuan merupakan satu proses membangun, memanfaat dan menggunakan pengetahuan yang terdiri daripada tiga komponen iaitu akses, penilaian dan penggunaan. Dalam konteks organisasi, pengurusan pengetahuan dapat membantu ahli mencari, memilih dan menyebarkan pengetahuan untuk menyelesaikan masalah selain dapat mengawal penciptaan, penyebaran dan penyuntingan pengetahuan. Terdapat empat proses utama dalam hal ini, iaitu penciptaan, penyimpanan dan pemerolehan semula, pemindahan serta aplikasi. Bukan itu sahaja, teknik-teknik yang berkesan untuk menjelaskan kebenaran dan positif adalah membentuk sikap positif untuk mengurus maklumat, menggunakan alatan, teknik dan kaedah serta berkongsi pengetahuan.

Selain itu, setiap maklumat yang diperoleh perlulah  disahkan akan kesahihannya sebagai usaha menangkis sebarang fakta salah dan palsu serta dapat diterima melalui teknik membentuk sikap positif untuk mengurus maklumat, melakukan tutorial atau bekerja dalam kumpulan, mencari mentor atau pembimbing, berkongsi pengetahuan dan menerap pengetahuan dalam menyelesaikan masalah.

Pengurusan maklumat juga dapat dilaksanakan dengan efektif jika kita mahir dalam literasi maklumat. Dari segi istilah, literasi maklumat bermaksud keupayaan mencari dan menggunakan maklumat yang menjadi kunci pembelajaran sepanjang hayat (Byerly et. Al. 1999). Literasi maklumat adalah satu ‘set kemahiran’ yang boleh dipelajari. Konsep literasi maklumat melibatkan beberapa kemahiran dalam menguruskan maklumat iaitu perkembangan kemahiran maklumat, kelancaran maklumat, pendidikan penggunakan, pengajaran bibliografi, orientasi perpustakaan, kecekapan maklumat dan latihan pengguna.

Kesimpulannya, pengurusan maklumat dapat dilihat dari segi kemampuan seseorang untuk mencapai matlamat dan tujuannya. Pengurusan maklumat yang cekap akan membangunkan akal budi manusia menjadi warganegara yang baik. Ketakwaan dan keimanan pula menjadi perisai daripada gejala negatif dan pelanggaran undang-undang. Pengurusan maklumat juga membabitkan literasi maklumat yang boleh dipelajari seperti penggunaan alatan, teknik dan kaedah serta sikap terhadap pembelajaran itu sendiri.